OMOLOGOS è la prima PIATTAFORMA DI REGISTRO CONSENSI online per il trattamento, la convalida e la memorizzazione dei dati privacy dei clienti dell’agenzia. Gestisce anche i consensi in presenza ‘fisica’.

 

COME FUNZIONA

 

GENERAZIONE CONSENSO

L’adv genera una richiesta consenso privacy per il cliente assegnandolo a una pratica: con il semplice inserimento delle informazioni necessarie (nome, cognome, mail e rif. pratica), viene creato un modulo di richiesta reperimento informativa e/o i dati sensibili (qualora fosse necessario richiederli), per ogni singolo cliente.

INVIO DEL CONSENSO

Con un semplice clic si invia la richiesta consenso: Il sistema associa automaticamente i dati del cliente inseriti al modulo predefinito dal sistema e si occupa di inviare apposita mail al cliente finale.

RICEZIONE CONSENSO E APPROVAZIONE

Il cliente in totale autonomia e da qualunque dispositivo, riceverà via e-mail, la richiesta di adesione al consenso e potrà procedere alla conferma con facilità, con una spunta alla casella (point and click = accettazione online) dell’informativa.

IL CONSENSO PRIVACY APPROVATO TORNA ALL’AGENZIA

Conferma di adesione: dal back-office, l’agenzia è in grado di monitorare in tempo reale e con semplicità assoluta, le approvazioni ricevute, il loro stato, la data e l’ora in cui sono state recepite.

IL CONSENSO PRIVACY VIENE MEMORIZZATO IN OMOLOGOS

Creazione registro: la memorizzazione avviene in base a criteri di sicurezza a norma del GDPR 679/2016, con marcatura temporale e con ridondanza su diversi sistemi.

COPIA DEL CONSENSO VIENE INVIATA AL CLIENTE.

Verifica e notifica: dopo la convalida ed il controllo formale dei dati, viene inviata automaticamente una copia al cliente, del o dei consensi da lui approvati, con le diverse opzioni disponibili su OMOLOGOS, che ha deciso di selezionare, il tutto in un formato stampabile.

I VANTAGGI.

Facile: il portale OMOLOGOS, permette un utilizzo immediato, senza percorsi di formazione all’uso (è possibile richiedere una DEMO in remoto, per vedere tutte le funzionalità dell’applicazione e provare ad utilizzarlo con degli esempi di invio consensi).

Professionale: i testi vengono sempre verificati e aggiornati, da studi legali specializzati.

Conforme: il consenso alla privacy, può essere raccolto tramite mezzi elettronici, come approvato dal GDPR 679/2016, senza dover utilizzate la forma cartacea.

Immediato: il controllo dello stato delle richieste ai consensi, può essere monitorato dall’operatore, da qualunque dispositivo in qualunque momento e da tutti gli impiegati dell’agenzia autorizzati.

Autonomo: la piattaforma è in grado di programmare ed effettuare, in autonomia azioni di recall ai clienti (gli ultimi giorni, prima della data di scadenza, il sistema genera delle mail di sollecito, che vengono inviate al cliente per ricordargli di aderire al consenso dell’informativa nel caso il medesimo non abbia proceduto in tal senso).

Sicuro: il portale online è protetto da sistemi con diversi livelli di sicurezza informatica, grazie all’adozione di strumenti professionali specifici, nel settore mondiale.

Economico: niente più tempo e denaro persi per telefonate, gestione, archiviazione e stampa su carta.

Diretto: tutto avviene, senza la necessità, di avere il cliente in presenza (se munito di un indirizzo di posta elettronica); risparmio quindi di tempo e documentazione.

GESTIONE CONSENSO DEL CLIENTE IN PRESENZA FISICA.

CLIENTE SENZA E-MAIL: qualora ci fosse, un cliente sprovvisto di mail, nella piattaforma è presente un servizio, legato a questa tipologia di casi, tramite la funzionalità “IN PRESENZA”. E’ quindi possibile far visionare al proprio cliente l’intera informativa sulla privacy e stampare una ricevuta, che comprende un unico foglio (e non l’intera informativa di più pagine), che il cliente deve firmare; il documento è diviso in due parti, una parte va consegnata al cliente, mentre l’altra rimane al titolare dei trattamenti, che la dovrà archiviare.