DOMANDE E RISPOSTE PER IL CORRETTO UTILIZZO DEL PORTALE E DELL’INVIO CONSENSI

 

Come inserisco una richiesta di consenso?

1) Se il cliente ha un indirizzo mail, usare il tasto “Richiesta email”: nella form inserire il nome pratica (univoco), i dati del cliente (e dei minori, qualora ce ne fossero), la spunta per il consenso ai dati particolari se necessari e la data di scadenza. Salvare e inviare la mail. Attendere l’accettazione del consenso da parte del cliente (la piattaforma avvisa quando il consenso non viene inviato dal cliente entro la data di scadenza).

2) Se il cliente non ha un indirizzo mail, usare il tasto “Richiesta in presenza”, nella form inserire i dati. Salvare e preparare il modulo (i pop-up del browser devono essere attivi). Far leggere e confermare dal cliente i consensi, personalmente quando si recherà presso l’ufficio dell’agenzia. Stampare la ricevuta che è un unico foglio divisibile: una parte andrà consegnata e fatta firmare al cliente, mentre l’altra archiviata dal titolare del trattamento. (Se il cliente volesse visionare e ricevere l’intera informativa è possibile fornirgliela, poiché è l’altra opzione presente in OMOLOGOS e non si è tenuti ad archivarla.)

Se mi danno un solo indirizzo email, posso mandare più consensi allo stesso indirizzo?

Si, è possibile utilizzare il medesimo indirizzo email per più soggetti. Sarebbe più opportuno inviare un consenso per ogni indirizzo email dei clienti che devono viaggiare, ovviamente se tutti i clienti dispongono di mail personale.

Se usiamo il programma da più postazioni contemporaneamente, funziona?

Si, è possibile utilizzare il programma da più postazioni contemporaneamente, senza nessun problema nel caricamento e invio consensi.

Se carichiamo in due lo stesso consenso cosa succede?

Ci saranno due richieste caricate. Se il soggetto (cliente) non è ancora intervenuto, ovvero non ha ancora manifestato la sua volontà, è possibile modificare le richieste in eccesso utilizzandolo per UN ALTRO cliente; ovviamente in questo caso occorre rimandare la mail. Se invio un consenso per errore, me ne accorgo, faccio la modifica sulla piattaforma (questa è possibile se il cliente NON ha ancora aperto e dato il consenso) e salvo le modifiche. Quando il primo cliente, quello errato, aprirà la mail cliccando per dare il consenso la piattaforma visualizzerà: ATTENZIONE: Richiesta non trovata o scaduta. Contattare l’Agenzia.

Come posso reperire l'informativa sulla privacy, tramite il portale OMOLOGOS, se un cliente non ha la posta elettronica?

Se un cliente non ha la mail, nel sistema OMOLOGOS è presente una funzionalità denominata: “IN PRESENZA”.

Con questo modulo si accede all’intera informativa da poter far visionare al cliente. Viene quindi stampata una ricevuta su un unico foglio divisibile in due parti: apposte le firme del cliente, una parte viene consegnata e una parte rimane al titolare del trattamento che la dovrà archiviare in formato cartaceo. Se necessario è presente anche l’opzione per poter stampare l’intera informativa che può essere consegnata insieme alla ricevuta.

E' possibile caricare sul sistema OMOLOGOS la conferma firmata dal modulo in presenza?

No, al momento non è prevista questa modalità. La piattaforma non è un sistema documentale.

Come faccio a cambiare i miei dati e anche la password?

Per cambiare i propri dati, bisogna andare nel menu Account, dove posso modificare i dati dell’adv e la foto pubblicitaria. Per cambiare la password di accesso, bisogna andare sul menu (che si apre cliccando sul nome agenzia/agente, in alto a destra) e da li si può effettuare la modifica.

Il testo del consenso privacy di OMOLOGOS ha anche la versione in inglese?

Versioni localizzate in altre lingue sono previste, ma al momento non abbiamo ancora una data di rilascio.

Dove trovo la fattura?

La fattura è inviata automaticamente, dopo l’attivazione del sistema. In caso non sia stata ricevuta, scrivete a: privacy@travel-advisor.it.

E’ possibile allegare una privacy personalizzata dell’agenzia?

No, è una funzionalità non prevista.